Semua orang bilang chat yang telat dibalas itu pesanan yang hilang. Masalahnya, selama angkanya masih terasa abstrak, tidak ada yang benar-benar bertindak. Tulisan ini bukan cerita orang lain, melainkan cara menghitung punya kamu sendiri, memakai data yang sudah ada di HP kamu sekarang.
Butuh sekitar dua puluh menit dan tidak perlu alat apa pun selain WhatsApp dan kalkulator.
Langkah 1: hitung chat yang masuk di luar jam kamu
Buka WhatsApp, mundur tujuh hari ke belakang. Hitung chat pertama dari nomor yang belum pernah chat sebelumnya, yang masuk di luar jam kamu memegang HP. Untuk kebanyakan penjual rumahan itu berarti di atas jam sembilan malam sampai jam tujuh pagi.
Yang kamu hitung hanya calon pembeli baru. Abaikan chat dari pelanggan lama yang sudah pasti balik lagi, dan abaikan grup.
Sebut angka ini A. Bagi tujuh untuk mendapat rata-rata per hari.
Langkah 2: hitung berapa yang tidak pernah lanjut
Dari daftar yang sama, hitung berapa yang setelah kamu balas paginya tidak pernah membalas lagi. Bukan yang menolak, bukan yang bilang kemahalan, tapi yang benar-benar menghilang tanpa satu kata pun.
Sebut angka ini B.
B dibagi A adalah angka yang perlu kamu lihat. Ini bukan tingkat penolakan. Ini persentase orang yang menghubungi kamu, tidak pernah menerima jawaban tepat waktu, lalu pergi tanpa pernah tahu harganya berapa.
Langkah 3: kalikan dengan nilai pesanan kamu
Ambil rata-rata nilai satu pesanan. Kalau tidak punya catatan, ambil sepuluh transaksi terakhir, jumlahkan, bagi sepuluh. Sebut ini C.
Lalu ambil tingkat closing kamu untuk orang yang memang dibalas cepat. Dari sepuluh orang yang kamu jawab dalam hitungan menit, berapa yang akhirnya beli? Kalau tiga, berarti 30 persen. Sebut ini D.
Perkiraan yang hilang per bulan:
B (per minggu) x 4 x C x D
Contoh cara membacanya, dengan angka karangan supaya rumusnya jelas. Kalau dalam seminggu ada 14 chat malam yang hilang, nilai pesanan rata-rata Rp150.000, dan tingkat closing kamu 30 persen, maka 14 x 4 x 150.000 x 0,3 menghasilkan sekitar Rp2.520.000 per bulan.
Angka Rp2,5 juta itu bukan klaim tentang bisnis kamu. Itu contoh perhitungan. Yang berarti hanya angka yang keluar dari data kamu sendiri, dan bisa saja jauh lebih kecil atau jauh lebih besar.
Cara menghitungnya tanpa bikin pusing
Menggulir tujuh hari chat kedengarannya melelahkan. Ada beberapa cara memangkasnya.
- Pakai pencarian, bukan gulir. Cari kata yang hampir selalu muncul di chat pembeli baru, misalnya “harga”, “ready”, atau “ongkir”. Hasil pencarian menampilkan tanggal dan jam, jadi kamu bisa menghitung langsung dari situ.
- Hitung tiga hari, kalikan. Kalau tujuh hari terlalu berat, ambil tiga hari yang mewakili, lalu kalikan. Angkanya jadi lebih kasar tapi arahnya tetap benar, dan angka kasar yang kamu punya jauh lebih berguna daripada angka tepat yang tidak pernah kamu hitung.
- Jangan campur dengan chat grup dan keluarga. Ini yang paling sering bikin hasilnya melambung dan akhirnya tidak dipercaya sendiri.
- Catat di kertas, bukan di kepala. Empat angka saja: A, B, C, D. Foto kertasnya supaya bulan depan bisa dibandingkan.
Kalau kamu memakai WhatsApp Business, ada jalan yang lebih cepat lagi. Buat label bernama “malam” dan tempelkan ke setiap chat baru yang masuk di luar jam kerja begitu kamu membukanya pagi hari. Setelah seminggu, jumlah chat berlabel itu adalah angka A kamu, tanpa perlu menghitung ulang apa pun.
Angka kedua yang layak kamu pantau
Selain jumlah yang hilang, ada satu angka lagi yang lebih gampang diperbaiki: berapa lama rata-rata chat pertama kamu dibalas.
Ambil sepuluh chat pembeli baru terakhir. Untuk tiap chat, catat selisih antara jam dia mengirim dan jam kamu membalas. Jumlahkan, bagi sepuluh.
Angka ini berguna karena bergerak jauh lebih cepat daripada omzet. Kalau kamu mengubah sesuatu minggu ini, waktu balas akan menunjukkan hasilnya minggu depan juga, sementara efeknya ke penjualan baru kelihatan sebulan kemudian. Untuk mengambil keputusan, sinyal yang cepat lebih berharga daripada sinyal yang sempurna.
Satu peringatan. Rata-rata bisa menipu kalau kamu punya satu chat yang telat dua hari sementara sisanya dibalas dalam lima menit. Kalau bisa, catat juga yang paling lama, karena chat paling telat itulah yang paling mungkin berubah jadi pembeli yang hilang.
Kenapa hasilnya sering lebih besar dari dugaan
Ada dua hal yang membuat perhitungan di atas justru masih konservatif.
Pertama, chat malam sering datang dari orang yang sedang paling siap membeli. Dia sudah selesai kerja, sedang santai, dan sedang membuka-buka toko. Niatnya biasanya lebih matang daripada yang bertanya di tengah jam sibuk.
Kedua, angka B hanya menghitung yang hilang total. Dia tidak menghitung yang tetap membeli tapi jadi lebih kecil nilainya, karena waktu kamu akhirnya membalas, mood belanjanya sudah lewat.
Apa yang bisa kamu lakukan dengan angka itu
Setelah dapat angkanya, keputusannya jadi jauh lebih sederhana, karena sekarang kamu punya pembanding.
- Kalau angkanya kecil, di bawah beberapa ratus ribu sebulan, jangan buru-buru beli alat apa pun. Cukup tulis jawaban baku untuk lima pertanyaan tersering dan pasang balasan otomatis di luar jam kerja.
- Kalau angkanya menengah, masalahnya bukan alat, tapi jam jaga. Cari cara supaya kolom chat tetap ada yang menjawab di jam kamu tidak bisa pegang HP.
- Kalau angkanya sudah melebihi biaya menambah orang atau memasang sistem, maka menunda keputusan itu sendiri sudah jadi biaya bulanan yang kamu bayar diam-diam.
Ulangi sebulan lagi
Apa pun yang kamu pilih, hitung ulang A dan B satu bulan kemudian dengan cara yang persis sama. Kalau B tidak turun, berarti yang kamu ubah tidak menyentuh masalahnya, dan lebih baik tahu itu sekarang daripada setelah setahun berlangganan sesuatu yang tidak mengubah apa-apa.
